# Freelance invoice template: what to include so a client can pay

> Who you are, who they are, line items, tax if it applies to you, a due date, and a way to pay. Generate a bilingual PDF, send a link, and do not confuse a client PDF with a certified e-invoice.

- Canonical: https://beta.qufy.app/blog/freelance-invoice
- Date: 2026-09-22
- Updated: 2026-09-22
- Category: invoice
- Tool: https://beta.qufy.app/invoice
- Keywords: freelance invoice template, what to include on an invoice, VAT freelance invoice, quote vs invoice, bilingual invoice PDF

## Takeaways
- Bill the accepted quote: same names, quantities, and currency. Scope growth is a new line or a new quote.
- Tax presets (Egypt 14%, KSA 15%, UAE 5%) are starting points you confirm — not a filing.
- A Qufy PDF is a client document. It is not ZATCA Fatoora and not Egypt’s ETA e-invoice.

## An invoice that invents a new total will bounce

Finance teams in Dubai, Riyadh, and Cairo match invoices to purchase orders and accepted quotes. If your PDF shows a different total than the WhatsApp “ok,” they will not pay “the extra two days you added in your head.” Pull line items from the accepted quote: same names, same quantities, same currency. If scope grew, send a change they can see first.

## Fields that sound bureaucratic until someone asks

Seller name (you or the studio), buyer legal name, invoice number you can find again (year + sequence is enough), issue date, addresses if they asked, line items with quantities and unit prices, subtotal, tax line if it applies, total, due date, and how to pay. Qufy fills a bilingual PDF from those fields. You do not need an account to generate it; an account keeps the document in the workspace if you want follow-ups later.

- A PO number field: sending without it often means the invoice never enters their system.
- Payment notes: IBAN, beneficiary name, and who pays transfer fees.
- Language: generate English, Arabic, or both so the buyer’s accountant can read it.

## Tax lines are a reminder, not a ruling

Headline VAT rates you will see as presets — Egypt 14%, Saudi Arabia 15%, UAE 5% — are starting points. Whether you charge them depends on registration, thresholds, and where the supply is treated as taking place. Confirm with an accountant. Qufy will not file VAT returns, will not talk to ZATCA, and will not talk to Egypt’s ETA.

## Quote first, invoice when they accept

If the work is not sold, send a quote link. When they accept, open the same job as an invoice. Do not rebuild the numbers in Word. One source of truth is the point of the toolkit: rate → quote → contract → invoice, with the same lines travelling through.

## This PDF is not a certified e-invoice

A QR code you draw, or a stamp you screenshot from another tool, does not make the file Fatoora. If a buyer asks “is this e-invoicing?” the honest answer for Qufy is no. If they must receive a cleared XML, that is a licensed product. Read the ZATCA guide on this Blog before you promise compliance in a footer.

## How numbering and language keep you findable later

Use a sequence you control: 2026-014 is enough. Do not reuse a number if you void an invoice — issue 2026-014A or the next integer and note the void in your books. If the buyer’s accountant reads Arabic and the founder reads English, generate both. Qufy’s PDF is bilingual on purpose so you are not maintaining two Word files that drift.

Statuses on a share link (sent, opened, accepted, declined) are for you, not a public traffic claim. An open is not a payment. An accept is not a wire. Keep that vocabulary when you follow up so you do not sound like you are accusing their finance team of ghosting when they simply have not booked the payment run.

## FAQ

### What is the difference between a quote and an invoice?

A quote is an offer: the client can accept, comment, or decline. An invoice is a request for payment against work you already agreed (or a deposit you already agreed). If you invoice before they accept, finance teams bounce it and you lose the paper trail of what was sold.

### Do I have to add VAT?

Only if your registration and the place of supply require it. Qufy’s presets are reminders of common headline rates, not a ruling for your case. Ask your accountant. Putting VAT on an invoice does not register you, and leaving it off does not hide you if you are already in-scope.

### Can I send this as a ZATCA e-invoice?

No. Qufy does not emit Fatoora XML, cryptographic stamps, or API clearance. Use a certified provider if Fatoora applies to you. The same is true for Egypt’s ETA mandate: a pretty PDF is not filing.

### What payment methods does Qufy collect?

None. There is no card checkout, Mada, Fawry, or Wise button. Put your IBAN, wallet, or PayPal on the notes. You mark payment in your own books. That split is intentional for year one.

**Open the invoice tool:** https://beta.qufy.app/invoice


---

# قالب فاتورة عمل حر: ماذا تكتب حتى يستطيع العميل الدفع

> من أنت، ومن هم، والبنود، والضريبة إذا انطبقت عليك، وتاريخ الاستحقاق، وطريقة الدفع. أنشئ PDF باللغتين، وأرسل رابطًا. لا تخلط بين PDF العميل والفاتورة الإلكترونية المعتمدة.

- Canonical: https://beta.qufy.app/blog/freelance-invoice
- Date: 2026-09-22
- Updated: 2026-09-22
- Category: invoice
- Tool: https://beta.qufy.app/invoice
- Keywords: قالب فاتورة عمل حر, فاتورة مستقل, عرض سعر أو فاتورة, فاتورة ضريبة

## الخلاصات
- فوتر العرض المقبول: الأسماء نفسها، والكميات، والعملة. إذا كبر النطاق، أضف بندًا جديدًا أو عرضًا جديدًا.
- إعدادات الضريبة (مصر 14%، السعودية 15%، الإمارات 5%) نقطة بداية تتأكد منها. ليست تقديمًا.
- PDF من Qufy مستند للعميل. ليس فاتورة Fatoora من زاتكا، وليس فاتورة منظومة ETA في مصر.

## فاتورة بإجمالي جديد تُرفض

فرق المالية في دبي والرياض والقاهرة تطابق الفاتورة مع أمر الشراء والعرض المقبول. إذا كان إجمالي PDF مختلفًا عن موافقة WhatsApp، لن يدفعوا يومين أضفتهما في ذهنك. انقل البنود من العرض المقبول: الأسماء نفسها، والكميات، والعملة. إذا كبر النطاق، أرسل التغيير بشكل واضح أولًا.

## حقول تبدو إدارية حتى يطلبها أحد

اسم البائع (أنت أو المكتب)، والاسم القانوني للمشتري، ورقم فاتورة يمكنك الرجوع إليه. السنة ثم رقم تسلسلي يكفي. وتاريخ الإصدار، والعناوين إذا طلبوها. والبنود مع الكميات وسعر الوحدة، والمجموع قبل الضريبة، وسطر الضريبة إذا انطبق، والإجمالي، وتاريخ الاستحقاق، وطريقة الدفع. Qufy يملأ PDF باللغتين من هذه الحقول. لا تحتاج حسابًا لإنشائه. الحساب يحفظ المستند في مساحة العمل إذا أردت المتابعة لاحقًا.

- حقل أمر الشراء: الإرسال من دونه غالبًا يعني أن الفاتورة لن تدخل نظامهم.
- ملاحظات الدفع: IBAN، واسم المستفيد، ومن يدفع عمولة التحويل.
- اللغة: إنجليزية، أو عربية، أو الاثنتان، حتى يستطيع محاسب المشتري أن يقرأ.

## سطور الضريبة تذكير، وليست حكمًا

نسب الضريبة الظاهرة في الإعدادات نقطة بداية: مصر 14%، والسعودية 15%، والإمارات 5%. هل تضعها يعتمد على التسجيل، والحد، ومكان التوريد. أكّد مع محاسب. Qufy لا يقدّم الإقرارات. ولا يتصل بزاتكا. ولا يتصل بمنظومة ETA في مصر.

## العرض أولًا، والفاتورة عند القبول

إذا لم يُبع العمل بعد، أرسل رابط العرض. عندما يقبل العميل، افتح العمل نفسه كفاتورة. لا تُعد الأرقام في Word. مصدر واحد للمعلومة هو سبب هذه الأدوات: السعر، ثم العرض، ثم العقد، ثم الفاتورة. البنود نفسها تنتقل بينها.

## ملف PDF هذا ليس فاتورة إلكترونية معتمدة

رمز QR ترسمه، أو ختم من لقطة شاشة لأداة أخرى، لا يجعل الملف فاتورة Fatoora. إذا سأل المشتري: هل هذه فوترة إلكترونية؟ الإجابة الصادقة عن Qufy هي لا. إذا وجب أن يستلم XML بعد الاعتماد، فذلك منتج مرخّص. اقرأ دليل زاتكا في هذه المدونة قبل أن تعد بالامتثال في التذييل.

## الترقيم واللغة يساعدانك على إيجاد المستند لاحقًا

استخدم تسلسلًا تتحكم به: 2026-014 يكفي. لا تُعد استخدام الرقم نفسه إذا ألغيت فاتورة. أصدر 2026-014A أو الرقم التالي، وسجّل الإلغاء في سجلاتك. إذا كان محاسب المشتري يقرأ العربية والمؤسس يقرأ الإنجليزية، أصدر اللغتين. PDF من Qufy باللغتين لهذا السبب، حتى لا تدير ملفي Word يبتعدان مع الوقت.

حالات رابط المشاركة (مُرسل، مفتوح، مقبول، مرفوض) لك أنت. ليست إعلانًا عامًا عن الزيارات. الفتح ليس دفعًا. القبول ليس تحويلًا. استخدم هذه الكلمات عند المتابعة. حتى لا تبدو كأنك تتهم فريقهم المالي بالتجاهل، وهم لم يبدأوا دورة الدفع بعد.

## أسئلة

### ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة؟

العرض عرض. العميل يقبله، أو يعلّق، أو يرفضه. الفاتورة طلب دفع مقابل عمل اتفقتما عليه، أو عربون اتفقتما عليه. إذا أصدرت الفاتورة قبل القبول، يعيدها قسم المالية. وتفقد أثر ما تم بيعه.

### هل يجب أن أضيف ضريبة القيمة المضافة؟

فقط إذا كان تسجيلك ومكان التوريد يلزمان بذلك. إعدادات Qufy تذكير بنسب شائعة، وليست حكمًا لحالتك. اسأل محاسبك. وضع الضريبة على الفاتورة لا يسجّلك. وتركها لا يخفيك إذا كنت أصلًا داخل النطاق.

### هل أستطيع إرسالها كفاتورة زاتكا؟

لا. Qufy لا يصدر XML لفاتورة Fatoora، ولا أختام تشفير، ولا مرورًا عبر الواجهة. استخدم مزودًا معتمدًا إذا انطبقت Fatoora عليك. والأمر نفسه لمنظومة ETA في مصر. ملف PDF واضح الشكل ليس تقديمًا.

### ما طرق الدفع التي يحصّلها Qufy؟

لا يحصّل أي طريقة. لا توجد بطاقة، ولا mada، ولا Fawry، ولا زر Wise. ضع IBAN أو المحفظة أو PayPal في الملاحظات. سجّل الدفع في سجلاتك. هذا الفصل مقصود في السنة الأولى.

**افتح أداة الفاتورة:** https://beta.qufy.app/invoice