# How to turn a WhatsApp brief into a freelance quote > Voice notes, “tomorrow?”, and a half-written Drive folder. Freeze the work, the hours, and the currency on a share link before you start — so extra calls do not become unpaid. - Canonical: https://beta.qufy.app/blog/whatsapp-to-quote - Date: 2026-09-22 - Updated: 2026-09-22 - Category: rate - Tool: https://beta.qufy.app/invoice - Keywords: WhatsApp freelance quote, how to quote a client from chat, hours paste invoice, scope creep WhatsApp ## Takeaways - The chat is not the brief. The share link is the freeze frame. - Name artefacts and rounds. “Branding” will come back as a pitch deck. - Send a link, not a screenshot of the calculator. ## The chat is not the brief Most jobs in Egypt and the Gulf still start on WhatsApp: a voice note, a Drive folder, three screenshots, then “can you send a price tonight?” If you answer with a round number in the same thread, you have priced a feeling — not a job. The client will remember the number. They will not remember the three things they added after you said yes. Qufy is built for that gap. You do not need an account to paste hours and name the deliverables. Sending a share link needs a Qufy account (invite-only during the beta). The link is the freeze frame: what you will do, for how much, in which currency. The chat can stay the chat. ## Pull hours out of the noise If the client already typed hours — “Mon 4h, Tue 3h, two extra calls” — paste that into the invoice hours field. Qufy totals it. If the thread is messy Arabic and English mixed with voice, write the hours yourself from what you heard, then send that list back as the quote. A single number with no days attached is how “two extra calls” become unpaid. If you do not know the hours yet, do not invent them to look fast. Open the rate calculator: living costs, buffer, billable hours, then a floor. Use that floor as the unit price on each line. A quote with three named lines at a defended hourly rate is easier to revise than one lump “project fee” you cannot unpack when they cut the budget. ## Name the work, not the vibe A line that says “branding” will come back as “also the pitch deck, also the social templates, also the Arabic lockup.” Write the artefact: “Logo in two scripts, colour tokens, one-page brand sheet, two revision rounds.” Put anything you will not do on the next line as out of scope, or leave it for the contract pack. - Currency on the quote, not in a later voice note. - One currency for the document. Mixing “five thousand” in EGP and USD cheats both of you. - The quote is the commercial list. The contract is the rules around that list. ## Send a link, not a screenshot of the calculator A screenshot in WhatsApp gets cropped, forwarded, and argued with. A share link opens a page the client can accept or comment on, and you see that they opened it. If they ask for a PDF, generate it from the same document — do not rebuild the numbers in Word. After they accept the quote, do not start the same night unless the contract is signed or you have an explicit deposit clause you both agreed. The quote wins the number. The contract wins the scope. The invoice collects what you already agreed. ## A short script when they push for “just a number” You can stay polite and still refuse to price fog. Something like: “I can send a range tonight for two versions of the scope, or a firm quote in the morning once I write the deliverables. A single number without a list usually comes back as extra work.” Then send the link. People who only wanted a cheap yes will drop off. That is the filter working. ## FAQ ### The client wants a price in the same chat tonight. What do I send? A share link with named lines, currency, and a total — even if it is rough. A round number in the thread will be screenshotted without the assumptions. If you truly do not know hours yet, send a range tied to two scopes (small / full) rather than one fake-precise figure. ### They sent a voice note in mixed Arabic and English. Can Qufy parse it? If they already typed hours, paste them into the invoice hours field and let Qufy total. If it is messy voice, you still write the hours from what you heard, then send that list back as the quote. Do not skip the written list. Optional AI assist may help extract line items when configured — it is not required, and the tools work without an API key. ### Should I start after they reply “ok” on WhatsApp? Not unless the quote is accepted on the link (or you have a signed contract / agreed deposit). “Ok” in a group chat with three stakeholders is not a freeze of scope. The next guide on this Blog is the contract before the first file leaves your laptop. **Build the quote:** https://beta.qufy.app/invoice --- # كيف تحوّل طلب WhatsApp إلى عرض سعر للعمل الحر > رسائل صوتية، و«غدًا؟»، ومجلد Drive نصفه ناقص. ثبّت العمل والساعات والعملة على رابط مشاركة قبل أن تبدأ. حتى لا تتحول المكالمات الإضافية إلى عمل من دون أجر. - Canonical: https://beta.qufy.app/blog/whatsapp-to-quote - Date: 2026-09-22 - Updated: 2026-09-22 - Category: rate - Tool: https://beta.qufy.app/invoice - Keywords: عرض سعر من WhatsApp, تسعير من المحادثة, طلب برسالة صوتية, توسّع نطاق العمل ## الخلاصات - المحادثة ليست الطلب. رابط المشاركة هو الصورة الثابتة. - سمِّ المخرجات والجولات. «هوية بصرية» قد تعود كعرض تقديمي. - أرسل رابطًا، لا لقطة شاشة من الحاسبة. ## المحادثة ليست الطلب كثير من الأعمال في مصر والخليج تبدأ على WhatsApp. رسالة صوتية، ومجلد Drive، وثلاث لقطات شاشة، ثم: هل ترسل سعرًا اليوم؟ إذا رددت برقم مدور في المحادثة نفسها، فقد سعّرت شعورًا لا عملًا. العميل سيتذكر الرقم. ولن يتذكر الأشياء الثلاثة التي أضافها بعد موافقتك. Qufy موجود لهذه الفجوة. لا تحتاج حسابًا حتى تلصق الساعات وتسمّي المخرجات. إرسال رابط المشاركة يحتاج حسابًا في Qufy، بدعوة فقط خلال النسخة التجريبية. الرابط هو الصورة الثابتة: ماذا ستفعل، وبكم، وبأي عملة. المحادثة تبقى محادثة. ## أخرج الساعات من الكلام المختلط إذا كتب العميل الساعات، مثل: الاثنين 4 ساعات، والثلاثاء 3 ساعات، ومكالمتان إضافيتان، الصق ذلك في حقل ساعات الفاتورة. Qufy يجمعها. إذا كانت المحادثة عربية وإنجليزية مع رسالة صوتية، اكتب الساعات بنفسك مما سمعت. ثم أرسل هذه القائمة كعرض. رقم واحد من دون أيام هو الذي يجعل المكالمتين الإضافيتين عملًا من دون أجر. إذا كنت لا تعرف الساعات بعد، لا تخترعها لتبدو سريعًا. افتح حاسبة السعر: تكلفة المعيشة، والهامش، والساعات القابلة للفوترة، ثم الحد الأدنى. استخدم هذا الحد كسعر للوحدة في كل بند. عرض بثلاثة بنود لها أسماء، وبسعر ساعة واضح، أسهل في التعديل من سعر مشروع واحد لا تستطيع تفصيله عندما يقلّلون الميزانية. ## سمِّ العمل، لا الانطباع بند مكتوب عليه «هوية بصرية» قد يعود هكذا: وأيضًا العرض التقديمي، وأيضًا قوالب حسابات التواصل، وأيضًا الشعار بالعربية. اكتب المخرج: شعار بخطين، وقيم ألوان، وورقة هوية من صفحة واحدة، وجولتا تعديل. ما لن تفعله اكتبه في البند التالي خارج النطاق، أو اتركه لحزمة العقد. - العملة على العرض، لا في رسالة صوتية لاحقة. - عملة واحدة للمستند. خلط «خمسة آلاف» بين الجنيه والدولار يظلم الطرفين. - العرض هو القائمة التجارية. العقد هو القواعد حول هذه القائمة. ## أرسل رابطًا، لا لقطة شاشة من الحاسبة لقطة الشاشة على WhatsApp تُقص، وتُمرَّر، ويُختلف عليها. رابط المشاركة يفتح صفحة يستطيع العميل قبولها أو التعليق عليها. وأنت ترى أنه فتحها. إذا طلب PDF، أنشئه من المستند نفسه. لا تُعد الأرقام في Word. بعد قبول العرض، لا تبدأ في الليلة نفسها إلا إذا كان العقد موقّعًا، أو لديكم بند عربون متفق عليه. العرض يثبت الرقم. العقد يثبت النطاق. الفاتورة تحصّل ما تم الاتفاق عليه. ## رد قصير عندما يطلبون «رقمًا فقط» تستطيع أن تبقى مهذبًا وترفض تسعير الغموض. قل مثلًا: أستطيع إرسال مدى اليوم لنسختين من النطاق، أو عرضًا ثابتًا في الصباح بعد أن أكتب المخرجات. رقم واحد من دون قائمة يعود غالبًا عملًا إضافيًا. ثم أرسل الرابط. من كان يريد موافقة رخيصة فقط سينسحب. وهذا يعني أن الفلتر يعمل. ## أسئلة ### العميل يريد سعرًا في المحادثة نفسها اليوم. ماذا أرسل؟ أرسل رابط مشاركة فيه بنود بأسماء، وعملة، وإجمالي. حتى لو كان تقريبيًا. الرقم المدور في المحادثة سيُصوَّر من دون الافتراضات. إذا كنت لا تعرف الساعات بعد، أرسل مدى مربوطًا بنطاقين: صغير وكامل. لا ترسل رقمًا واحدًا يوهم بالدقة. ### أرسلوا رسالة صوتية عربية وإنجليزية معًا. هل يفهمها Qufy؟ إذا كتبوا الساعات، الصقها في حقل ساعات الفاتورة. Qufy يجمعها. إذا كانت الرسالة الصوتية مزدحمة، اكتب الساعات بنفسك مما سمعت. ثم أرسل القائمة كعرض. لا تتجاوز القائمة المكتوبة. مساعدة الذكاء الاصطناعي اختيارية. قد تساعد في استخراج البنود إذا كانت مفعّلة. هي ليست إلزامية. والأدوات تعمل من دون مفتاح API. ### هل أبدأ بعد أن يردوا «تمام» على WhatsApp؟ لا، إلا إذا قبل العميل العرض على الرابط، أو لديك عقد موقّع، أو عربون متفق عليه. «تمام» في مجموعة فيها ثلاثة أطراف ليس تجميدًا للنطاق. الدليل التالي في المدونة هو العقد، قبل أن يخرج أول ملف من جهازك. **جهّز العرض:** https://beta.qufy.app/invoice